คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการ โดยใช้โปรแกรม Microsoft word

ขั้นตอนการปฏิบัติ
1.  หลังจากติดตั้งโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงร่างงานที่จะทำการบันทึก
2.  เข้าโปรแกรม Microsoft Word โดยคลิกที่ปุ่ม Start เลือก Programs จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่ Microsoft Office แล้วคลิกที่ Microsoft Word
             -  จากนั้นจะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word  ขึ้นมา  ดังรูป
3. .  ตั้งกั้นหน้าและก้นหลังของเอกสาร
3.1 คลิกที่ปุ่มแฟ้ม เลือก ตั้งค่าหน้ากระดาษ
- ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านบน  1.02  เซนติเมตร
-  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านล่าง  1  เซนติเมตร
-  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านซ้าย  3.17  เซนติเมตร
-  ตั้งค่าหน้ากระดาษด้านขวา  1.5  เซนติเมตร
แล้วกดปุ่ม ตกลง
4.  การสร้างหัวกระดาษบันทึกข้อความหนังสือราชการภายใน
             4.1  คลิกไปที่ตาราง เลือก แทรก เลือก วาดตาราง
ตาราง ที่ 1 จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว แล้วกดปุ่มตกลง เพื่อนำครุฑที่มีขนาด กว้างและยาว1.5 เซนติเมตร ที่ทำการสแกนเก็บไว้ใน My Document นำเข้ามาวางไว้ในคอลัมน์ที่ 1
-  การนำครุฑเข้ามาใส่ในคอลัมน์ที่ 1 โดยการคลิกที่ปุ่มแทรก เลือก รูปภาพ เลือก ภาพจากแฟ้ม  เลือก  ภาพที่เก็บไว้ใน My Document  เป็นภาพครุฑ เลือก แทรก
-  ใส่คำว่า “บันทึกข้อความ”  ด้วยตัวอักษร Cordia new ขนาด 48 ตัวหนา
ตารางที่  2  จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง
             -  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ส่วนราชการ”  ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 18 ตัวหนา
             -  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ กอง/สำนัก/เบอร์ติดต่อภายใน/ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ตารางที่  3  จำนวนคอลัมน์ 4 คอลัมน์ จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง
             -  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “ที่”  ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 18 ตัวหนา
             -  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ ตัวย่อของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ (คือ กษ)  ตามด้วยเลขที่ของกอง ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
             -  คอลัมน์ที่ 3 ใส่คำว่า “วันที่”  ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 18 ตัวหนา
             -  คอลัมน์ที่ 4  ใส่ เดือน/ปี ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
ตารางที่  4  จำนวนคอลัมน์ 2 คอลัมน์  จำนวนแถว 1 แถว  แล้วกดปุ่มตกลง
-  คอลัมน์ที่ 1 ใส่คำว่า “เรื่อง”  ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 18 ตัวหนา
-  คอลัมน์ที่ 2  ใส่ ชื่อเรื่อง ด้วยตัวอักษร Angsana new ขนาด 16 ตัวปกติ
4.2  การปรับความกว้างของคอลัมน์ ในตาราง
             -  โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านขวาของคอลัมน์ ที่ต้องการปรับความกว้าง
(ให้ตัวชี้ เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว)  แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
             -  เมื่อลากเมาส์ไปทางซ้ายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพิ่มขนาดของคอลัมน์
ตามต้องการ
4.3  การปรับความสูงของแถว ในตาราง
             -  โดยการนำเมาส์ไปชี้ที่เส้นทางด้านล่างหรือบนของแถว (ให้ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศร
สองหัว)  แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซ้าย) ค้างไว้
             -  เมื่อลากเมาส์ขึ้นบนเพื่อลดความสูง หรือลากลงล่างเพื่อเพิ่มความสูงของแถว
5.  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์เรียน
             -  การปิดหนึ่งบิดสองโดยการคลิกที่ปุ่ม รูปแบบ เลือก ย่อหน้า เลือก ระยะห่าง เลือก ก่อนหน้า 12 พ.
6.  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์เนื้อเรื่อง
7.  ย่อหน้าทุกครั้ง ต้องห่างจากขอบด้านขวา 13 ตัวอักษร
8.  พิมพ์เนื้อเรื่องในย่อหน้าที่หนึ่ง  และย่อหน้าที่สองเสร็จแล้ว  ปัดหนึ่งบิดสอง  พิมพ์ย่อหน้าสุดท้าย
9.  เมื่อพิมพ์เนื้อเรื่องเสร็จสิ้น ทำการบันทึก  (Save) ข้อมูล
             -  สำหรับการบันทึกเอกสารที่มีอยู่แล้ว  คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึก หรือคลิกที่สัญลักษณ์  บน
แถบเครื่องมือมาตรฐาน
             -  สำหรับการบันทึกเอกสารที่ยังไม่มีที่เก็บ  คลิกที่ปุ่ม  แฟ้ม  เลือก  บันทึกเป็น
             -  ในกล่อง ชื่อแฟ้ม  ให้พิมพ์ชื่อ  แฟ้มใหม่สำหรับเอกสาร
             -  ในกล่อง  เก็บเป็นชนิด ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่เข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ได้แก่ Word Document
             -  คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึก (Save) ข้อมูล
10.  การพิมพ์เอกสารอองทางเครื่องพิมพ์
-  เมื่อทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะทำการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
-  คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม  เลือก  พิมพ์  หรือคลิกที่สัญลักษณ์    บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน
-  คลิกเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ถูกต้อง
-  คลิกเลือก  ในช่องของหน้า  คือ ทั้งหมด  หน้าปัจจุบัน  หรือระบุเลขหน้าที่ต้องการพิมพ์ก็ได้
-  คลิกเพื่อกำหนดคุณสมบัติให้กับเครื่องพิมพ์
-  ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกมามากกว่าหนึ่ง ก็ให้ป้อนจำนวนชุดของเอกสารลงไปในช่องจำนวนสำเนา
             -  คลิกที่ปุ่ม  ตกลง  นำเอกสารที่พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง  แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชาต่อไป
11.  การทำสำเนาหนังสือ ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ครุฑ แล้วกดปุ่ม Delete ส่วนบันทึกข้อความ,              ส่วนราชการ, ที่, วันที่  และเรื่อง  ให้นำเมาส์ไปคลุมข้อความดังกล่าว แล้วคลิกไปที่   เลือก  สีขาว ตามลำดับ
-   พิมพ์คำว่า ร่าง , พิมพ์ ,ทาน , ตรวจ หรือพิมพ์ , ทาน , ตรวจ บริเวณท้ายกระดาษ ชิดกั้นขอบด้านขวา แต่ควรห่างจากท้ายกระดาษประมาณ หนึ่งนิ้ว
-   การทำสำเนาหนังสือ เมื่อสั่งพิมพ์เอกสารดังกล่าวเรียบร้อยแล้ว ไม่ต้องทำการบันทึก (Save) ข้อมูล
12.  ออกจากโปรแกรมการใช้งาน คลิกที่ปุ่ม แฟ้ม  เลือก  จบการทำงาน

หมายเหตุ : ข้อมูลอ้างอิงจากแบบประเมินผลงานเพื่อเลื่อนตำแหน่ง (ปี 2551) ของ คุณเบญจมาส  ชมภูทิพย์